Udbuddet af økonomisystemer er ganske stort, og der er ingen rød tråd i, hvilket system det enkelte medlem af DFM benchmarking møder i sin egen organisation.
Det kan derfor være en udfordring, at genbrug tal fra det overordnede økonomisystem, og flere medlemmer vælger derfor, en gang for alle, at udvikle deres eget værktøj, som anvendes til at overføre fra den ene kontoplan til den anden.
Det er vanskelig at vejlede generelt i anvendelsen af sådanne værktøjer, netop fordi der findes så mange økonomisystemer, men nedenfor kan du finde eksempler på, hvordan andre medlemmer har grebet opgaven an.
Har du selv udviklet et værktøj, som du har lyst til at dele hører vi meget gerne fra dig, sådan at også dit eksempel kan komme med i samlingen til glæde for andre brugere.
Eksempel I – DTU Campus Service
Kontoplanen følger tre afgørende niveauer:
- Projektniveaet (se budget 2011 oraclestruktur), der følger nøgletalsklassifikationer fra DFM benchmarking:vedligehold, forsyning, services osv.
- Opgaveniveauet, der følger aktiviteten/entreprisen
- Stednummeret, der følger den geografiske lokalitet.
Alle budgetter og bogføringer følger naturligt denne struktur.
Sidst er der den 4. dimension, som beskriver hvem der er budgetmæssigt ansvarlig for projektet, på den enkelte geografiske lokalitet. Alle projektnumre har en projekt-/eller sektionsleder som budgetansvarlig.
Eksempel II – DATEA
Nedenfor finder du DATEAS værktøj, som anvendes til at koble virksomhedens kontoplan sammen med den kontoplan, som anvendes i nøgletalssystemet.